Transformation, agilité et engagement des équipes

Les projets de transformation sont de plus en plus nombreux dans les entreprises, car elles adaptent leurs modèles et cherchent à s’adapter constamment aux changements de l’environnement commercial. C’est particulièrement le cas du secteur de l’Assurance et de la Banque.

Ces projets, souvent complexes, demandent des changements significatifs, à tous les niveaux, au sein de l’entreprise. Pour réussir, outre les aspects techniques et organisationnels, il est essentiel que toutes les équipes soient engagées et alignées sur les objectifs du projet.

En effet, l’engagement est la clé pour motiver les membres de l’équipe à travailler ensemble, à faire preuve de créativité et à persévérer face aux obstacles qui sont souvent nombreux. Cet engagement ne se décrète pas, il est rarement spontané et s’accompagne de différentes actions :

• Une communication ouverte et transparente : Il est nécessaire de s’assurer que la communication au sein de l’entreprise soit transparente, ouverte et accessible. Les membres de l’équipe doivent se sentir informés des objectifs, des changements et des résultats. C’est ce qui donne du sens au changement et évite de l’incertitude ou du stress.
• Des objectifs clairs et atteignables : Il convient d’établir des objectifs clairs, atteignables et alignés sur la mission de l’organisation. Cela donne aux employés un sens de direction et de réalisation. Dans la mesure du possible, demandez-leur de se les approprier et de s’engager sur ce qui leur semble réalisable, d’identifier les moyens dont ils ont besoin. Des objectifs mal définis ou inatteignables peuvent semer la confusion et le découragement au sein de l’équipe.
• Le développement professionnel : Il faut offrir des opportunités de formation et de développement professionnel. Les employés sont plus engagés lorsqu’ils ont la possibilité de progresser dans leur carrière et d’acquérir de nouvelles compétences. Les faire entrer dans une dynamique d’amélioration continue sera déterminant, ce sera source de croissance et d’apprentissage.
• Un environnement de travail positif : Il convient de créer un environnement de travail positif où les employés se sentent soutenus, respectés et encouragés. Car un environnement de travail toxique, avec des relations conflictuelles, des comportements hostiles ou des favoritismes, peut inhiber l’engagement et la collaboration. Ecoutez et prenez du temps.
• L’implication dans la prise de décision : L’implication des membres de l’équipe dans le processus de prise de décision est à rechercher autant que possible. Cela donne aux employés le sentiment d’appartenir à l’organisation et renforce leur engagement. Cela permet également de vérifier l’adhésion et d’apporter les éventuels ajustements nécessaires.
• La recherche d’autonomie des équipes : Il faut faire en sorte que les équipes deviennent autonomes et en capacité de solutionner ce qui est à leur portée et surtout faites-leur confiance. Les membres de l’équipe ont besoin d’une certaine autonomie pour se sentir responsables et engagés. Un contrôle excessif peut entraîner un sentiment d’infériorité.
• Un feedback constructif : Fournir un feedback régulier et constructif aux employés qui ont besoin de savoir comment ils se débrouillent et comment ils peuvent s’améliorer. Si on peut promouvoir l’auto-évaluation et c’est un bon outil, il n’y a rien de tel que de dire les choses, dire ce qui est bien, dire ce qui peut être amélioré. Fait régulièrement, le feedback est essentiel pour s’améliorer et comprendre comment leur contribution contribue aux objectifs de l’organisation.
• Un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : Il faut favoriser un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Des politiques flexibles et des initiatives en faveur du bien-être contribuent à maintenir un niveau élevé d’engagement. Et cela permet d’éviter les situations d’épuisement que l’on constate fréquemment car le rythme des projets peut être très énergivore ou de désengagement.
• Un leadership efficace : Des leaders inspirants et efficaces sont essentiels. Les gestionnaires doivent montrer l’exemple, être empathiques et capables de motiver leur équipe. Il ne s’agit pas de leur dire ce qu’ils doivent faire au risque de les déresponsabiliser mais de leur montrer qu’on est à leur côté, qu’on les soutient et que l’on peut les aider si besoin. Un leadership autoritaire et dictatorial peut décourager à partager leurs idées et de s’investir pleinement.
• La reconnaissance et des récompenses : Il est important de valoriser le travail et les contributions des membres de l’équipe. La reconnaissance et les récompenses, qu’elles soient financières ou symboliques, renforcent le sentiment d’accomplissement et encouragent l’engagement. Elle aide à développer de la fierté, tant individuellement que collectivement. Ignorer ou sous-estimer les contributions des membres de l’équipe peut entraîner une diminution de la motivation. C’est donc un puissant moteur de l’engagement.
• La célébration des succès : Il faut savoir célébrer les réussites individuelles et collectives. Cela renforce la motivation et le sentiment d’accomplissement au sein de l’équipe. Cela donne un moment de respiration avant de s’engager dans les objectifs suivants.

En combinant tous ces éléments, les organisations peuvent créer un environnement propice à l’engagement des équipes, favorisant ainsi la productivité, la créativité et la satisfaction au travail.

L’agilité, en tant que méthode de gestion de projet et philosophie de travail, vise à favoriser la flexibilité, la collaboration et la réactivité aux changements. Elle peut donc jouer un rôle essentiel pour favoriser l’engagement des équipes, de plusieurs manières :

• L’adaptabilité aux changements : L’agilité encourage les équipes à être réactives face aux changements. Les membres de l’équipe sont ainsi plus enclins à s’engager car ils se sentent mieux préparés et soutenus dans un environnement dynamique.
• La participation active : Les méthodes agiles, telles que Scrum, mettent l’accent sur la collaboration et l’implication active des membres de l’équipe dans le processus décisionnel. Cela favorise un sentiment d’appartenance et d’engagement.
• Des livraisons fréquentes et des résultats visibles : L’approche agile privilégie des cycles de développement courts avec des livraisons fréquentes. Cela permet aux membres de l’équipe de voir les résultats de leur travail plus régulièrement, renforçant ainsi leur engagement et leur motivation.
• Des feedback continus : L’agilité encourage la rétroaction régulière tout au long du processus de développement. Les retours fréquents permettent aux membres de l’équipe de s’améliorer constamment et renforcent le sentiment d’accomplissement. Les rétrospectives permettent d’exprimer les problèmes, les analyser et trouver les solutions d’amélioration.
• La responsabilisation : Les équipes agiles sont souvent auto-organisées et responsables de la planification et de l’exécution de leur travail. Cette responsabilisation favorise un sentiment de contrôle et d’engagement au sein de l’équipe.
• La priorisation collaborative : L’agilité encourage la collaboration dans l’établissement des priorités et la planification des tâches. Cela donne aux membres de l’équipe un sentiment de propriété et d’engagement envers les objectifs définis collectivement.
• La culture de l’apprentissage continu : Les méthodes agiles promeuvent une culture de l’apprentissage continu. Les membres de l’équipe sont encouragés à explorer de nouvelles idées, à apprendre de l’expérience et à s’améliorer constamment, ce qui renforce l’engagement. Dans ce contexte, le droit à l’erreur est primordial pour autant que l’on recherche l’amélioration.
• Une communication ouverte : L’agilité met l’accent sur une communication ouverte et transparente au sein de l’équipe. Une communication efficace renforce la confiance et l’engagement.
• La cohésion d’équipe : La collaboration fréquente, la transparence et l’accent mis sur les relations interpersonnelles contribuent à renforcer la cohésion de l’équipe, favorisant ainsi un engagement collectif.

Mais il faut être vigilant dans sa mise en œuvre qui, si elle est inappropriée, peut entraîner des risques et des conséquences négatives pour l’engagement des équipes à travers : 

• Un manque de stabilité : Une application excessive de l’agilité peut entraîner un manque de stabilité, avec des changements fréquents de priorités et d’objectifs. Cela peut créer un environnement stressant pour les membres de l’équipe, compromettant ainsi leur engagement.
• Une pression constante : Une focalisation excessive sur la livraison rapide peut entraîner une pression constante sur les équipes, conduisant éventuellement à l’épuisement professionnel. Cela peut diminuer l’engagement au fil du temps.
• Un manque de vision à long terme : Une approche purement agile peut parfois négliger la planification à long terme. Le manque de vision à long terme peut entraîner une perte de direction et d’objectifs clairs, ce qui peut décourager les membres de l’équipe.
• Un déséquilibre entre flexibilité et structure : Un excès de flexibilité sans une organisation adéquate peut entraîner de la confusion et du désordre. Les équipes ont besoin d’une certaine structure pour travailler de manière efficace, et un excès d’agilité peut compromettre cette stabilité.
• Un manque de documentation : Bien que l’agilité favorise la communication en face à face, un manque de documentation peut entraîner des lacunes dans la compréhension des processus et des décisions, ce qui peut affecter négativement l’engagement.
• L’oubli des besoins individuels : Une focalisation excessive sur la productivité et la livraison peut parfois ignorer les besoins individuels des membres de l’équipe. Leur bien-être et leur développement personnel sont importants pour maintenir un haut niveau d’engagement. Il faut y être attentif et détecter tout signal dans les rétrospectives, sans les négliger.
• Un risque de micro-gestion : Une mauvaise compréhension de l’agilité peut conduire à une micro-gestion excessive de la part des responsables, ce qui peut inhiber l’autonomie des membres de l’équipe et diminuer leur engagement.
• Des conflits internes : L’agilité nécessite une collaboration étroite et constante. Si la communication et la collaboration ne sont pas bien gérées, cela peut entraîner des conflits internes au sein de l’équipe, affectant l’engagement et la cohésion.
• Un manque de temps pour la réflexion : La rapidité des itérations dans les méthodes agiles peut parfois laisser peu de temps pour la réflexion et l’analyse approfondie, ce qui peut entraîner des erreurs et des inefficacités à long terme. C’est un point de vigilance majeur.

Il est important de trouver un équilibre entre l’agilité et la stabilité, en adaptant les principes agiles à la réalité et aux besoins spécifiques de l’organisation et de ses équipes. Une mise en œuvre réfléchie et bien équilibrée de l’agilité est essentielle pour éviter ces travers.

Chez Valens, nous avons une expérience importante des projets de transformation et de l’agilité. Nous serons heureux de pouvoir échanger sur les bonnes pratiques et vous accompagner dans vos projets.